筆者は、5年前ぐらいから、完全にGmailに切り替えてしまいました。
古典的なフォルダに相当する概念として、ラベルがあります。
逆にフォルダ機能はありません。
特に、アウトルック利用者で、これに抵抗を感じる人は多いですが、
いや本当に貴方、メイルの整理できてますか？と聞きたい。
ファイル類の整理と言うのは、普通は「○○の件はココ」と決めて、
そこに置くことです。これはもう紙文書のファイリングの延長線上の運用です。
受信箱の下層にフォルダを作って、自分で運ぶ。
「○○株式会社様」とかね。
しかし、直接取引ならともかく、代理店や中請けが挟まると、もう駄目です。
大抵メイル1通に、複数クライアントの話を混ぜてくれます。
結果として、クライアント名での分類は、無理です。
じゃあ案件名で。それも無駄です。
元請けさん的には、大抵クライアントは1軒一括り。
だからその調子で下請けにも連絡してしまう。らしい。
結果的に、「フォルダに分類」を諦めて、受信箱にメイルがドッサリ。
「アウトルック最近起動が遅くてさー」目に浮かびます。
この通り、普通にメイルといっても、複数の切り口があり、
「○○の件はココにあります」っていうフォルダベースは無理です。
複数のフォルダにコピーしておくのも気持ち悪いですね。
そこでラベルです。
まあ、メイルに貼る付箋紙みたいなものだと思いねえ。
前述の例で行くと、「○○代理店」「○○株式会社様」「○○システム」
ラベルを3枚貼れば良いわけです。それで整理は完了です。
少なくとも矛盾は出にくいことは、お分かり頂けるでしょう。
これの肝は、「メイルの実体は何処にも動かしてない」ところです。
後は、特定のラベルが付いているものを、抽出する機能があれば、
フォルダに整理したのと似たようなものです。
コンピュータならではの方法ですね。物理文書ではこうはいきません。
メイルソフトでもラベル機能を実装したものはあるかも知れませんが、
筆者はGmailに出会って、それ以外の選択を放棄しています。
「済んだ案件は、受信箱から見えなくなってほしい」なら
「アーカイブに送る」を使えば良いです。
しかも、Gmailは検索機能が強力。
アウトルックを使っている人は、アウトルックの検索能力を信用してないので、
日付でソートして、肉眼で探すくせがあるようです。
「そのメイル、何時送った？」って口頭で聞いてきます。意味ないです。
私のサンプリングが偏ってるのでしょうか？そうであって欲しいです。
